Le pré état daté vierge Word est le support de travail du vendeur avant la signature du compromis. Ce n’est pas un formulaire légal au sens strict : l’article L.721-2 du Code de la construction et de l’habitation impose un contenu informationnel, pas un format. Le modèle Word sert à collecter et structurer ces informations avant de les transmettre à l’acquéreur ou au notaire.
Ce que l’article L.721-2 du CCH impose réellement
La loi ALUR a introduit l’obligation de remettre à l’acquéreur un ensemble de renseignements financiers et administratifs sur le lot et la copropriété, au plus tard lors de la signature de la promesse de vente. Le terme « pré-état daté » n’existe pas dans les textes : c’est un raccourci professionnel pour désigner ces pièces et informations.
Le contenu obligatoire se divise en deux volets distincts. Le premier couvre la situation financière du lot vendu : charges courantes du budget prévisionnel, provisions exigibles dues par le vendeur, sommes éventuellement dues par le syndicat au vendeur, et sommes dont le syndicat pourrait devenir débiteur envers le futur acquéreur. Le second volet porte sur la situation globale de la copropriété : état des impayés, dettes envers les fournisseurs, montant de la part du fonds de travaux attachée au lot.
Un modèle Word structure ces rubriques, mais un document rempli incorrectement engage la responsabilité du vendeur et peut décaler le point de départ du délai de rétractation de l’acquéreur.
Check-list complète du pré état daté : rubriques du modèle Word
Pour qu’un modèle vierge soit exploitable, chaque rubrique doit correspondre à une donnée précise, identifiable dans la comptabilité du syndicat ou dans les procès-verbaux d’assemblée générale.
- Charges courantes du budget prévisionnel : montant des charges payées par le vendeur sur les deux exercices précédant la vente, issues des appels de fonds trimestriels ou mensuels.
- Charges hors budget prévisionnel : provisions spéciales votées en assemblée générale pour des travaux urgents ou non programmés, avec référence au procès-verbal correspondant.
- Provisions exigibles non encore appelées : appels de fonds votés mais dont l’échéance tombe après la signature du compromis – à ventiler entre vendeur et acquéreur selon la date effective de l’acte.
- Dettes du vendeur envers le syndicat : arriérés de charges, intérêts de retard, frais de relance ou de mise en demeure à la date de signature de la promesse.
- Sommes dues par le syndicat au vendeur : avances remboursables, trop-perçu de régularisation de charges.
- Impayés de la copropriété : total des charges impayées par l’ensemble des copropriétaires, et procédures en cours pour recouvrement.
- Dettes du syndicat envers les tiers : fournisseurs, prestataires, emprunts collectifs en cours.
- Part du fonds de travaux attachée au lot : montant disponible sur le fonds de travaux (article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965) correspondant au lot cédé.
- Travaux votés en assemblée générale : liste des travaux décidés dont le financement n’est pas encore soldé, avec indication des quotes-parts restant dues.
Pré état daté et documents annexes : ne pas confondre les périmètres
Le modèle Word du pré état daté ne couvre pas la totalité des documents à remettre lors d’une vente d’appartement en copropriété. Il est distinct du dossier de diagnostic technique, qui regroupe les diagnostics obligatoires (performance énergétique, plomb, termites, gaz, électricité, etc.) dont les durées de validité réglementaires varient selon leur nature.
Il est également distinct de la fiche synthétique de copropriété, que le syndic est tenu de tenir à jour et qui renseigne les données générales de l’immeuble (nombre de lots, règlement de copropriété, état d’entretien). Ces deux ensembles documentaires se cumulent avec le pré état daté, ils ne s’y substituent pas.
Un modèle Word rempli sans recoupement avec les appels de fonds réels ne suffit pas. Le vendeur doit vérifier chaque ligne avec son relevé de compte copropriétaire, les convocations d’assemblée générale et les procès-verbaux des trois dernières années au minimum.
Syndic bénévole et pré état daté vierge Word : particularité du remplissage
Lorsque la copropriété est gérée par un syndic bénévole – souvent le cas dans les petites copropriétés de deux à cinq lots -, le copropriétaire-vendeur peut remplir lui-même le document puisqu’il a accès direct à la comptabilité du syndicat. C’est une situation courante qui rend le recours à un modèle Word particulièrement pertinent.
La difficulté tient à la ventilation précise des provisions entre vendeur et acquéreur. Le prorata se calcule à partir de la date de jouissance prévue à l’acte notarié, et non à partir de la signature du compromis. Une erreur de calcul sur ce point génère systématiquement une correction lors de la régularisation finale chez le notaire.
Le format Excel avec onglet de calcul automatique des prorata, proposé par certains sites, présente un avantage opérationnel sur le seul modèle Word dans ce cas précis.
Ce que le notaire vérifie à la réception du document
Le notaire ne se limite pas à constater la présence du document. Il vérifie que le pré état daté a bien été remis à l’acquéreur avant la signature de la promesse, et que le contenu est cohérent avec les autres pièces du dossier – notamment les procès-verbaux d’assemblée générale et le carnet d’entretien de l’immeuble.
Deux points concentrent les relances les plus fréquentes. D’abord, les travaux votés en assemblée générale dont la rubrique est laissée vierge alors que les procès-verbaux font état de décisions récentes. Ensuite, le montant du fonds de travaux : beaucoup de modèles Word génériques omettent de distinguer la part attachée au lot de la réserve globale du syndicat, alors que c’est l’information que l’acquéreur doit recevoir.
Si le document est incomplet ou incohérent, le notaire peut refuser de faire courir le délai de rétractation, ce qui retarde mécaniquement la signature de l’acte authentique.
Formats disponibles pour le modèle pré état daté vierge
Trois formats circulent : PDF remplissable, Word (.docx) et Excel (.xlsx). Le Word est le plus souple pour adapter les intitulés à une copropriété atypique (résidence services, copropriété horizontale, lot à usage mixte). Le PDF remplissable convient à une copropriété standard avec un syndic professionnel qui fournit déjà les données structurées. L’Excel avec calcul automatique des prorata est utile en syndic bénévole ou lorsque la date de jouissance est incertaine au moment de remplir le document.
Quel que soit le format choisi, le modèle doit être à jour des textes en vigueur : les rubriques relatives au fonds de travaux ont évolué depuis la loi ALUR, et certains modèles anciens ne les reflètent plus correctement. Vérifier la date de mise à jour du modèle avant de le remplir reste un réflexe nécessaire.
